【巨匠美語評價】教你如何寫好 Business Letter 商用書信

巨匠美語評價分析-如何寫好英文書信

 

商務美語/商用英文

如何寫商用英文書信,巨匠美語評價報你知。

正式的商業英文書信(Business Letter)究竟該怎麼寫,才會比較有禮貌呢?

若對方跟自己的關係比較熟,又要怎麼寫才,不會有距離感呢? 巨匠美語評價告訴你!

一封英文書信的內容,有分:

  • 主旨 Subject (Email時用)
  • 問候語Greetings
  • 內文 Content
  • 結尾 Closing
  • 結尾敬語與簽名Sign off and signature block

以下巨匠美語評價就來依照這六大段落,一一做分析介紹!看完巨匠美語評價的你,就會知道如何依照場合寫英文書信喔。

1.  Subject(主旨)

很多商務人士一天要看數十封的Email。所以主旨就要清楚的表明信件的主題,不可空白,也不可以超過五個字。整理出範例如下:

  • Quotation報價
  • Sample樣品
  • Catalogue型錄
  • Order/purchase order訂單
  • Contract合約
  • Shipment船(運)
  • Damage損壞
  • Shortage數量短缺
  • Complaint抱怨
  • Agency代理權
  • Payment付款
  • Inquiry詢問
  • Making an appointment安排會議
  • Looking for Customers尋找客戶
  • Extending Business拓展業務
  • Trade Proposal商務計劃
  • Agreement on Conditions of Business交易條件協議
  • Trade Inquiry商務詢價
  • Selling/Buying Offer賣方/買方報價
  • Placing an Order下訂單
  • Follow-up進度查詢
  • Sales Contract 買賣契約
  • Claims and Adjustments索賠與調處
  • Establishment of Agency Ship建立代理關係

2.  Greetings(問候語)

一封Business letter的開頭就是問候語了,相當於中文信件的「XX你好」。寫在信件的最左上角。從問候語的用法,可以顯示出你和對方的關係。而問候語的後面,記得不是用冒號,而是用逗號喔。

  • Dear + 對方姓名,如「Dear John Doe,」

這是最常見且最正式的寫法

  • Dear + Mr./Ms. 對方的姓氏或姓名

若因你和對方的關係,需要用到稱謂時 (如中文的「王先生/小姐你好」時),就用這個。如只稱乎姓氏的Dear Mr. Lee (李先生你好) 或是 Dear Ms. Johnson (Johnson小姐你好),而有時也會連名帶姓一起說,如Dear Mr. John Doe或是Dear Ms. Jane Doe。

  • Dear+稱謂

如果你只知道對方稱謂卻不知道他的名字,如你要去一家公司應徵某個職位,你要寫信給人事部門經理,卻不知道他的名字的狀況下使用。如Dear Hiring Manager 或是Dear HR

  • 若你不知道對方的姓名,或是寫陌生開發信時,可使用Dear Sir or Madam 做開頭。小編也聽說過有人從課本上學到To Whom It May Concern的用法,但是巨匠美語評價顯示,那是最差近且過時的用法。不信的話你可以Google一下To Whom It May Concern old fashioned,相信會有很多答案出現。
  • 若你跟對方熟、或是信件沒像求職信、推薦函那麼正式的話,就請不要用Dear!請改用To,或是Hi甚至Hello都可以喔。如Hi, Katy或是 Hello John。

3.  Content (內文)

問候語控一行後就是信件的內容了。通常不少人一天都要收發數十封Email。所以商業書信的開場白最好就要開門見山立即表明目的。巨匠美語評價整理出常用的一針見重點開場白的句子

 

  • I am writing to inquire about…

我寫信是來詢問..,例如:I am writing to inquire about the possibility of joining your research group (我寫信是來詢問我是否有機會加入你們的研究團隊。)

  • I am writing with reference to . . .

我寫這封信是關於…,例如I’m writing with reference to the goods you ordered…(我寫這封信是關於你們訂購的商品…)

  • Could You please send me…

可以拜託請你寄給我….

  • I am writing to confirm…

我想要確認一下…

  • I would like to inform you that..

我們想要通知你…

  • 假如你今天寫信的目的是回復對方寄來的Email,開頭可以這樣寫:
  • Thank you for contacting+自己公司名稱

感謝你主動聯繫我們XX公司

  • Thank you for your prompt reply.

感謝你的回覆

  • Thank you for getting back to me.

感謝你的回覆

4.  Closing (結尾)

在內文的最後一段,也是需要像是像中文信件中的 "期待您的回覆"來收場。巨匠美語評價整理出的常用結語如下:

  • We look forward to your early reply.我們期待您早日回覆
  • We look forward to hearing from you soon. 期待早日得到您的回覆。
  • Thank you for your time, and we are looking forward to hearing your reply as soon as possible. 感謝您的撥冗,我方期待盡快得到您的回覆。
  • Your kind reply will be much appreciated. 您的善意回覆,我們將不勝感激。
  • Please inform us your decision soon 請盡快通知我們您的決定。
  • You are always welcome to contact us 歡迎您隨時與我方聯繫
  • Will you please reply us before this Wednesday? 能請您盡快在這禮拜三前回覆嗎?

5.  Sign off and signature block (結尾敬語與簽名)

再來就是信件的結尾,會有 sign off 和 signature block

sign off 要注意: 只有第一個字需要大寫!巨匠美語評價提供一些最常看到的 sign off:

  • 正式的寫法有(若只和對方有商務往來關係,幾乎沒有交情時用)
  • Sincerely,
  • Sincerely your,
  • Yours sincerely,
  • 次正式的寫法有(可用於已建立關係的客戶、長官、同事時適用)
  • Best regards,
  • Regards,
  • Best wishes,
  • 較友善、隨性的寫法有(可用於關係較熟的親友、同事)
  • Take care,
  • Cheers,
  • Truly(cordially) yours,
  • Faithfully yours,
  • Yours truly(cordially),
  • Best,
  • 若你非常感謝對方,可以這樣寫
  • With gratitude
  • With appreciation

 

最後,巨匠美語評價小編告訴你,在按下傳送鍵前,先檢查一下自己的mail是否有拼錯字和內容喔!

 

 

 

 

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巨匠美語評價寫好 Business Letter 商用書信的重點