學好商用英文書信格式,成為商業英文人氣王

商用英文書信格式的重要性可能遠超出你想像!在工作上常常需要用到商用英文,你可以從熟記商業英文單字開始,進階到熟練商用英文書信格式,相信更能為你的職場生涯加分,成為職場中人見人愛的商業英文人氣王!這篇將告訴你最新的商用英文書信範例、推薦的商用英文課程,趕快筆記下來吧!

商用英文書信格式的重要性可能遠超出你想像!在工作上常常需要用到商用英文,你可以從熟記商業英文單字開始,進階到熟練商用英文書信格式,相信更能為你的職場生涯加分,成為職場中人見人愛的商業英文人氣王!這篇將告訴你最新的商用英文書信範例、推薦的商用英文課程,趕快筆記下來吧!

(與客戶洽談中常使用到商業英文單字,是職場上不可或缺的工具/ 圖片來源:pexels)

商用英文書信格式使用廣泛,想成為職場上菁英的你必須會!

很多人對商用英文書信格式還不熟悉、或是只懂一些商業英文單字的皮毛,我們透過從巨匠美語針對商用英文推出的課程中,藉以瞭解商用英文在各種工作情況都可以發揮應用,像是在溝通方面與書信方面,都能將工作效率提升不少。其實在不同場合上商用英文書信格式的使用率也都相當大,舉例來說就有以下情境可以使用:電話與職場禮儀、接待客戶與外賓介紹、會議簡報與出差、銷售簽約與訂購、辦公室等商用英文書信格式,無論你是職場新鮮人,或是期望提升自我職場戰鬥力的朋友們,學會商用英文的能力就顯得相當重要!

(商用英文課程教的許多商用英文書信範例,通用於辦公室溝通與書信/ 圖片來源:pexels)

必備5句商業英文單字學起來,職場溝通沒煩惱

許多商用英文課程也提到在商業職場中,將會大量使用到商用英文書信格式,其中包括協商、談判、議價、合約、書信等內容,若能學習到更多常用的商用英文書信格式,將更幫助你了解溝通過程中的幾項要點跟細節,以下將介紹5句重要的商業英文單字給你,除了了解中文意思也能善用例句範例,更能學以致用。

1、notify (v.) 通知、知會

  • 解釋:notify sb. of sth. 是「通知某人某事」的意思,這邊用的介系詞是of。和notify相似的字有inform和tell。
  • 範例:This email is to notify us that meeting time has changed.
  • 解釋:這封電子郵件是要通知我們開會時間的更動。

2、enclose (v.) 附上

  • 解釋:信函或其他投遞的信件中常常會附上其他相關文件資料,這邊的「附上」稱為enclose。
  • 範例:Please enclose your certificate of enrollment when submitting your CV.
  • 解釋:投遞履歷時,請同時附上在學證明。

3、Junk mail (n.)垃圾郵件

  • 解釋:Junk mail是指的那些未經你同意、未經過你許可,就發送到你的信箱的郵件。
  • 範例:I recently received a lot of junk mails with only one link in them. They all look very suspicious.
  • 解釋:我近期收到好多垃圾郵件,裡面都只有附上一個網址連結。它們看起來都超可疑的。

4、confidential (adj.) 機密的、保密的

  • 解釋:是商業英文單字中常出現的,confidentail為形容詞,而confidential agreement是「保密契約、秘密協議」。
  • 範例:The letter was marked as strictly confidential.
  • 解釋:這封信件被標記為極度機密。

5、layout (n.) 安排、佈局

  • 解釋:layout在此為名詞,而layout drawing是「佈置圖、草圖」,layout area是「藍圖規劃區」。
  • 範例:The layout of this website is completely perfect. The learning experience is great.
  • 解釋:這個網站的排版非常完美,學習體驗非常棒。
(將商業英文單字學以致用於書信,更能幫助了解信件內容 / 圖片來源:pexels)

超實用商用英文書信格式,5句經典商用英文書信範例看這裡

在職場溝通之中,比起先行詢問,能夠傾聽對方和提出建議是相當重要的,這也是商用英文課程中提到的重點,耐心記錄筆記,更能可以獲得彼此之間的重要訊息。從開始溝通前到回應,從中針對反對的事項表明意見,到最後提出可行的建議與計畫,這邊集結5句你可能會用到的商用英文書信格式等例句提供給大家,學習完成後,相信對於未來職場寫信溝通將更能游刃有餘!

  • 問候

How have you been? 最近好嗎?

  • 行動

Please let me know if there’s anything I can do to help. 請讓我知道任何我可以幫得上忙的地方。

  • 諮詢資訊/回饋/建議

Please call me if you have any questions. 有任何問題,歡迎打電話給我。

  • 意見回饋

If you want additional recommendation on this, please let us know and we can try to see if this is possible. 如果關於此事你需要額外的建議,請讓我們知道,我們會嘗試看看是否可行。

  • 結語

Looking forward to seeing you soon. 期待很快能見到你。

(將商用英文書信範例學起來,在書信格式上能力倍增/圖片來源:pexles)

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5實用商用英文例句送給你!教你用對商用英文書信格式

商用英文例句有多重要相信職場人士一定深深明白,特別是在意想不到的疫情爆發時,無法現場開會的困境都靠視訊會議來解決,商業英文書信的交流也比起以往更加密集。疫情讓商用英文例句的重要性浮出水面,而會議與書信溝通能力更是面試中極為重要的技能。

商用英文例句有多重要相信職場人士一定深深明白,特別是在意想不到的疫情爆發時,無法現場開會的困境都靠視訊會議來解決,商業英文書信的交流也比起以往更加密集。疫情讓商用英文例句的重要性浮出水面,而會議與書信溝通能力更是面試中極為重要的技能。

               (商用英文例句在疫情下越來越實用/圖片來源:pexels)

商用英文例句與視訊的需求性,與外國人來往必須了解的單字

    疫情的肆虐下,許多公司必須調整商業模式以因應大環境的變化,「在家上班」或「遠距工作」成為趨勢;各國實施邊境管制,商務人士無法自由穿梭國際間洽公,遠距會議的需求隨之上升。許多人會對英文遠距會議心生畏懼,商用英文視訊與商業英文書信來往時,更可能因為溝通的不良而丟了訂單,如果你在外商公司上班,這些遠距商用英文必備用語更是必須學起來的,這時擁有商用英文能力的人也顯得非常吃香,學會之後不僅不用害怕跟外國人開會,更會得到公司的重用。有哪些是視訊會議的商用英文要注意的呢?
1、Come in 插句話

這個聽力死角,不在於字的發音,而是字的意思。在會議當中如果有人說:“Can I just come in here?”不要以為別人剛從外面進來,這和進入無關,他的意思是指可不可以插句話?

2、Wrap up  結束

結束,我們最熟悉的英文字是end或conclude,但wrap up是外國人較常用的片語,不只是結束,結案也用這個字

3、Adjourn  告一段落

意思是停止,特別是指案子、會議停止。字首a發得很小聲,只會聽到journ

4、Address 對…講話

這個字我們習慣用它的名詞,意思是地址,但它的動詞解釋為「對…講話」,比talk to還正式一些的用法。

5、Roll call  點名

Roll這個字外國人常用,但我們的英文課本裡談到得少。外國人談薪資,指整體性時,就用payroll,當一個人off the payroll,就是被解僱了。Roll的意思是名單,名冊,take a roll call就是點名,兩個字都以L結尾,不太好唸。

       (與外國人視訊會議時,商用英文例句可以多學幾句很實用/圖片來源:pexels)

與外國人商業英文書信聯繫的幾個注意事項與實用用語

 除了視訊會議,商業英文書信往來也是不可或缺的通訊工具。在疫情下,電子郵件的需求也增加了許多。如果寫錯或表達錯意思,可真的是會讓人大大的誤會,嚴重的話還有可能會把案子弄毀!所以與那些外國人夥伴的電子郵件上,一定要注意那些商用英文例句是避免的,有哪些商用英文例句是可以背起來多多使用呢!

1、避免不真實的關心

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)

上述是一般人寫商務email的起手式,事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很不真實。

開頭可以改成:
 To whom it may concern, I am writing to inquire .

2、避免「談論自己的情緒」

在職場中,對方不是你的朋友,不會去在意對方的情緒,所以不用把情緒寫在信件上,如果要表達想法,你可以這樣說…My position on this issue is.

3、 避免用「最高級」形容自己

職場中,常常誤以為把自己講成業界最好,對方就非常的信任你。這是很危險的,除非你本身已經是非常厲害的人了,不然就還是要多謙遜。等等被對方貼上自負、自大的標籤。如果真的要好好介紹自己,建議善用形容詞、或過去經驗喔!

4、避免「用專業術語卻沒有解釋」

術業有專攻!但如果在信件中使用專業術語卻沒有解釋,很容易讓客戶聽不懂,不要讓客戶自己去搜尋,產生落差更是危險,在Email中為客戶詳細解釋,不僅可以顯得你很貼心、很有同理心,也可以避免掉不必要的麻煩。


至於其他郵件常用字串也可以學起來,會非常的實用歐!

  1. 道謝回信,

Thank you for your email. 謝謝你的來信。

  • Appointment「提議會面」

Could we get together and discuss it a little more? 我們可否見面時再多討論一下?

  • Apology「道歉」

We are sorry for the inconvenience caused to you. 我們很抱歉對您造成這麼多不方便的困擾。

巨匠美語課程
       (與外國人書信郵件時,要注意一些商用英文避免事項/圖片來源:pexles)

後疫情時代,商用英文更顯得為之重要

    新冠肺炎疫情開啟了遠距生活的新時代,後疫情時代產業及工作模式將如何發展,也成為討論的焦點。另外,當全球邊境完全「解封」的時間點仍在未定之天,未來許多企業只能將國際商務差旅維持在最低限度。之後疫情就算完全解除了,但許多企業也會已經習慣遠距視訊會議或者郵件書信來往了,因為不但減少商務差旅的通勤時間,更可以提升員工的工作效率以及生活品質,省下的時間更可以回饋在生產力上。在這些企業與國外夥伴聯繫方式可能回不去的情況下,商用英文未來會越來越實用,也會是許多企業相當看重的外語技能。

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疫情之下,商業英文書信與視訊會議為何急速攀升!

疫情之下,商業英文書信與視訊會議為何急速攀升!

在疫情時代,改變了人與人之間的連結,更改變了商用英文的重要程度。少了許多辦公室內面對面的交流,取而代之的是視訊會議的需求增加,商業英文書信交流方面也變得更頻繁。未來就算疫情和緩了,但遠距模式也可能回不去了!所以商用英文對於會議與書信溝通會成為許多職場所重視的能力,這些人也會成為疫情下的職場新寵兒。

               (商用英文在疫情下越來越實用/圖片來源:pexles)

商業英文書信與視訊的需求性,與外國人來往必須了解的單字

    疫情的肆虐下,許多公司必須調整商業模式以因應大環境的變化,「在家上班」或「遠距工作」成為趨勢;各國實施邊境管制,商務人士無法自由穿梭國際間洽公,遠距會議的需求隨之上升。許多人會對英文遠距會議心生畏懼,商用英文視訊與商業英文書信來往時,更可能因為溝通的不良而丟了訂單,如果你在外商公司上班,這些遠距商用英文必備用語更是必須學起來的,這時擁有商用英文能力的人也顯得非常吃香,學會之後不僅不用害怕跟外國人開會,更會得到公司的重用。有哪些是視訊會議的商用英文要注意的呢?
1、Come in 插句話

這個聽力死角,不在於字的發音,而是字的意思。在會議當中如果有人說:“Can I just come in here?”不要以為別人剛從外面進來,這和進入無關,他的意思是指可不可以插句話?

2、Wrap up  結束

結束,我們最熟悉的英文字是end或conclude,但wrap up是外國人較常用的片語,不只是結束,結案也用這個字

3、Adjourn  告一段落

意思是停止,特別是指案子、會議停止。字首a發得很小聲,只會聽到journ

4、Address 對…講話

這個字我們習慣用它的名詞,意思是地址,但它的動詞解釋為「對…講話」,比talk to還正式一些的用法。

5、Roll call  點名

Roll這個字外國人常用,但我們的英文課本裡談到得少。外國人談薪資,指整體性時,就用payroll,當一個人off the payroll,就是被解僱了。Roll的意思是名單,名冊,take a roll call就是點名,兩個字都以L結尾,不太好唸。

       (與外國人視訊會議時,商用英文的句子可以多學幾句很實用/圖片來源:pexles)

與外國人商業英文書信聯繫的幾個注意事項與實用用語

    除了視訊會議,商業英文書信往來也是不可或缺的通訊工具。在疫情下,電子郵件的需求也增加了許多。如果寫錯或表達錯意思,可真的是會讓人大大的誤會,嚴重的話還有可能會把案子弄毀!所以與那些外國人夥伴的電子郵件上,一定要注意那些商業英文用語是避免的,然後有哪些商用英文是可以背起來多多使用呢!

1、避免不真實的關心

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)

上述是一般人寫商務email的起手式,事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很不真實。

開頭可以改成:
 To whom it may concern, I am writing to inquire .

2、避免「談論自己的情緒」

在職場中,對方不是你的朋友,不會去在意對方的情緒,所以不用把情緒寫在信件上,如果要表達想法,你可以這樣說…My position on this issue is.

3、 避免用「最高級」形容自己

職場中,常常誤以為把自己講成業界最好,對方就非常的信任你。這是很危險的,除非你本身已經是非常厲害的人了,不然就還是要多謙遜。等等被對方貼上自負、自大的標籤。如果真的要好好介紹自己,建議善用形容詞、或過去經驗喔!

4、避免「用專業術語卻沒有解釋」

術業有專攻!但如果在信件中使用專業術語卻沒有解釋,很容易讓客戶聽不懂,不要讓客戶自己去搜尋,產生落差更是危險,在Email中為客戶詳細解釋,不僅可以顯得你很貼心、很有同理心,也可以避免掉不必要的麻煩。


至於其他郵件常用字串也可以學起來,會非常的實用歐!

  1. 道謝回信,

Thank you for your email. 謝謝你的來信。

  • Appointment「提議會面」

Could we get together and discuss it a little more? 我們可否見面時再多討論一下?

  • Apology「道歉」

We are sorry for the inconvenience caused to you. 我們很抱歉對您造成這麼多不方便的困擾。

巨匠美語課程

       (與外國人書信郵件時,要注意一些商用英文避免事項/圖片來源:pexles)

後疫情時代,商用英文更顯得為之重要

    新冠肺炎疫情開啟了遠距生活的新時代,後疫情時代產業及工作模式將如何發展,也成為討論的焦點。另外,當全球邊境完全「解封」的時間點仍在未定之天,未來許多企業只能將國際商務差旅維持在最低限度。之後疫情就算完全解除了,但許多企業也會已經習慣遠距視訊會議或者郵件書信來往了,因為不但減少商務差旅的通勤時間,更可以提升員工的工作效率以及生活品質,省下的時間更可以回饋在生產力上。在這些企業與國外夥伴聯繫方式可能回不去的情況下,商用英文未來會越來越實用,也會是許多企業相當看重的外語技能。